چرا به مدیریت عملکرد نیاز داریم؟

مدیریت عملکرد یکی از پیچیده ترین و در عین حال مهمترین مباحث در بستر سازمان است، زیرا عملا یک سیستم در اختیار ما قرار می دهد که هم بتوانیم عملکرد گذشته را کنترل کنیم و هم بتوانیم راهکارهایی برای بهبود عملکرد در سطوح مختلف سازمان داشته باشیم. این بدان معنا است که ما تعدادی کنترل گر در جاهای مختلف سازمان نصب کرده ایم که به ما می گوید با توجه به اقدامات گذشته چه کرده ایم و چه بکنیم حال بهتر است. به زبان ساده مدیریت عملکرد، مدیریت استفاده از کنترل گرهاست و هرچه بهتر بتوانیم از این کنترل گرها بهتر استفاده کنیم در حفظ ثبات و حرکت در مسیر مورد نظر، دستاوردهای بهتری خواهیم داشت.

کنترل گرها چه هستند؟

حال کنترل گرها چه هستند؟ کنترل گرها همان مقادیر و شاخص هایی هستند که در غالب عدد، نسبت؛کسر و درصدی قابل مشاهده هستند. بگذارید برایتان مثالی بزنم، تصور کنید قصد سفر از تهران به سمت لاهیجان را دارید. شما در این سفر برنامه دارید که در چند نقطه بایستد و حین سفر باید اندازه گیری هایی داشته باشید که هم از امنیت سفر اطمینان حاصل کنید، هم به لحاظ زمانی در زمان مقرر به مقصد رسیده باشید. پس میزان بنزین مصرفی را پیش بینی می کنید که در حین سفر کمبود سوخت نداشته باشید. پیش مکانیک می روید تا به لحاظ فنی خودرو را چک کند که در حین سفر ایراد فنی برای خودرو شما پیش نیاید. در حین سفر با سرعت متوسط 90 کیلومتر بر ساعت رانندگی می کنید که هم خطر تصادف را کاهش دهید و هم به موقع به مقصد برسید. در حین سفر چند نقطه می ایستید یا بررسی می کنید که کجا هستید و چه مقدار در مسیر طبق برنامه بروید به مقصد خواهید رسید. از GPS یا نقشه خوان گوشی همراه استفاده می کنید که از مسیر منحرف نشوید. همه این موارد می تواند کنترل گرهایی باشند که کمک کنند عملکرد سفرتان را بهتر مدیریت کنید.

چگونه نیاز به کنترل گر ها در سازمان احساس شد؟

حال می خواهم کمی توضیح بدهم که چگونه نیاز به کنترل گر ها در سازمان احساس شد؟! این به شکل گیری بنگاه های اقتصادی ؛ سازمان های که به منظور کسب منافع مادی فعالیت می کنند، بر می گردد. بنگاه های اقتصادی با آغاز حرکت جوامع به سمت مدرنیته  شروع به فعالیت کردند، بسیاری از این بنگاه ها بیشتر از آنچه به عنوان تولیدی و کارخانه می شناسیم بیشتر در غالب کارگاه ها و مغازه های بزرگ بودند، امابتدریج پیشرفت هایی حاصل شد که این بنگاه های اقتصادی شکل سازمان به خود گرفتند. افرادی که در راس این بنگاه ها بودند باید در مواردی پاسخگو خود و افرادی که با آنها و یا برای آنها کار می کردند، بودند. این پاسخگویی در ابتدا مربوط به کنترل گرهای مالی بود، همچون درآمد، هزینه و سود.  صاحب یک بنگاه اقتصادی می خواست بداند در پایان ماه چقدر درآمد دارد، چقدر هزینه داشته، چقدر سود کرده و آن سود را چگوه بین صاحبان سهام تقسیم کند. پس به احتمال زیاد، اولین مدیران عملکرد همان حسابدارن بودن و اولین شکل گزارش دهی مدیریت عملکرد، همان گزارشات مالی بوده است. در آن زمان، تصور بر روی کنترل امور بود پس بسیاری از کنترل گرها از نوع نتیجه ای بودند و به اداره کنندگان اصلی یک کسب و کار این را می گفتند حال کجا هستند و بعد ها کنترل گرهای بهبود عملکرد وارد فضای بنگاه های اقتصادی شدند.

چرا مدیر کنترل گرها از اهمیت برخوردار شد؟

در تحلیل مالی بنگاه های اقتصادی نقطه ای وجود دارد به عنوان نقطه سر به سر، نقطه سر به سر نقطه ای است که درآمد با هزینه های بنگاه مساوی است و سود بنگاه که از کسر هزینه ها از درآمد حاصل می شود صفر است. اگر بنگاه اقتصادی بتواند از نقطه سر به سر بگذارد؛ جایی که درآمد از سود بیشتر است، سود کسب می کند و هر چه این اختلاف بیشتر باشد سود بیشتری حاصل می شود و همانطور که می دانیم کسب سود عموما هدف اصلی فعالیت یک بنگاه اقتصادی است. در یک نگاه، بنگاه در دو شرایط می تواند حاشیه سود خود را افزایش دهد: یا درآمد بیشتری کسب بکند و یا هزینه ها را کاهش بدهد. اینجا اهمیت کنترل گرها در بحث کاهش هزینه و افزایش درآمد کاملا مشخص می شود. به کمک این کنترل گرها ما می توانیم درآمد را افزایش بدهیم و یا هزینه ها را کاهش بدهیم.

مصداقی از کنترل گرها در کاهش هزینه

گفتیم که یکی از راه هایی که کسب سود بیشتر می کنیم کاهش هزینه هاست. حال بیایید ببینیم که این چگونه اتفاق می افتد. یکی از بزرگترین هزینه سازمان ها، هزینه نیروی انسانی است به گونه ای که به طور متوسط 70 درصد هزینه سازمان های غربی هزینه نیروی انسانی است. اگر نیروهای انسانی عملکرد مدنظر ما را داشته باشند، ما به نیروی انسانی کمتری نیاز داریم مثلا اگر من یک مرکز تماس دارم که به طور متوسط مدت زمان پاسخ گویی 2 دقیقه به هر مشتری است و حال تعداد کاربران من 5 میلیون اضافه شود، اگر زمان پاسخ گویی بوسیله کارکنان مرکز تماس به 1:45 برسد آنگاه ما نیاز نداریم 100 کارشناس مرکز تماس استخدام کنیم و از حاشیه سود ایجاد شده می توانیم قسمتی را به عنوان پاداش عملکرد فعلی کارکنان در نظر بگیریم و قسمتی را برای پروژه ها و برنامه های سازمان به هدف کسب سود بیشتر استفاده کنیم.

تا چه حد مدیریت عملکرد به سوددهی سازمان می تواند کمک کند؟

برای درک این موضوع من دو مبحث در سودهی را مورد توجه قرار می دهم، کسب سود و کسب سود مازاد. سود مازاد سودی بیشتری است که ما می توانیم در بازارهای غیرانحصاری نسبت به رقبای خود بدست بیاوریم و کسب سود  و سود مازاد می تواند به ما کمک کند هم بر رقبای خود غلبه کنیم، هم سهم بیشتر از بازار یا بازارهایی که در آن فعالیت می کنیم را کسب کنیم و هم توانایی مالی برجسته ای برای انجام اقدامات منجر به رشد نسبت به رقبا بگیریم. مثلا تصور کنید حاشیه سود رقبای شما 5 درصد است و حاشیه سود شما 15 درصد است. ظاهرا حاشیه سود شما 10 درصد بیشتر است و 15 درصد سه برابر 5 درصد است به در نظر گرفتن اینکه سایر عوامل ثابت است و این 5 درصد به معنای 50 میلیار تومان و آن 15 درصد به معنای 150 میلیارد تومان است. تا 50 میلیارد سود شما برابر است و از آن بیشتر به معنای سود مازاد است و شما 100 میلیارد سود مازاد نسبت به رقبای خود دارید. با این 100 میلیارد چه می توانید بکنید؟ تصور کنید این 100 میلیارد را وارد بازار ارز کنید و نرخ تغییر ارز چه سود بیشتری را به شما می دهد! اگر یک حساب سرانگشتی کنید دلار در آغاز سال 1403 معادل 50000 تومان است و در پایان سال به بیش از 90 هزارتومان رسیده است شما با 80 درصد سود مواجه هستید، این یعنی 100 میلیارد سود مازاد شما می تواند به 180 میلیارد به شما برگردد و آن را وارد سایر بازارها کنید. فکر می کنم درکش تا اینجا تا حد زیادی شفاف شده است و این 100 میلیارد نه فقط حاشیه سود سه برابر بلکه توان تصمیم گیری چند برابری نسبت به رقبا را به شما می دهد.

نتیجه گیری

مدیریت عملکرد به ما کمک می کند  که از طریق بکارگیری منابع و هدایت آنها به کمک کنترل گرها؛ مقادیر و شاخص ها خروجی هایی داشته باشیم که منجر به پیامدهای مالی و غیر مالی برای سازمان هایی می شود که توان رشد و پیشرفت آنها را فراتر از تصاعد حسابی می کند.