اولین نکته این تعریف استمرار است. یعنی سیستم مدیریت عملکرد سیستمی نیست که صرفا به یک اقدام محدود شود. بلکه مجموعه ای از رفتارها را در بر می گیرد که از سوی ذینفعان مختلف نیاز دارد که به طور مستمر و مداوم صورت بگیرد. برای مثال گفتمان های بین مدیر و کارمند اقدامی است که نیاز به تکرار دارد تا بخواهد به نتیجه لازمه برسد. در دوره مدیریت عملکرد من از مدلی تحت عنوان  5F نام می برم که یکی از جنبه های این مدل همان استمرار است. البته که مدل ای دیگر هم وجود دارد. اینکه نوع کارمند، سطح تجربه و حوه یادگیری او چگونه است، همه اشاره بر استمرار رفتار گفتگو اشاره دارد. 

همین اول تعریف مدیریت عملکرد متوجه می شوید که مدیریت عملکرد با مهارت های نرم ارتباط نزدیکی دارد. این استمرار معنای دیگر هم دارد که سیستم مدیریت عملکرد پایان ناپذیر است، برای آنکه کسب و کار شما نیاز به بهبود مستمر دارد. این بویژه در مورد کسب و کارهایی صدق می کند که تمایل به توسعه دارند و روحیه پیشرفت بخشی از DNA هاست. با این همه در این مسیر تشخیص استانداردها، حیطه وظایف و قابلیت های فردی برای دستیابی به اهداف فردی از اهمیت ویژه ای برخوردار است که در ادامه درباره این موارد بیشتر شرح خواهم داد. حال چرا این نکته را می گویم؟ چون همه کسب و کارها صرفا بدنبال کسب سود مازاد از طریق افزایش بهره وری نیستند و چه بسا کسب و کارهایی سنتی در کشور ما هستند که اشتهای ادامه مسیر توسعه در آنها خاموش شده و بطور کلی مفاهیم بهره وری و بیهنه سازی عملکرد کارکنان برای آنها بی مفهوم است.

نکته بعدی در تعریف مدیریت عملکرد “شناسایی” است. چه مواردی را باید شناسایی کرد؟ اول از همه مسئولیت های کلیدی یک شغل باید شناسایی شود. چه مواردی بیشترین زمان را از فرد می گیرد و بیشترین ارزش افزوده را برای تیم، دپارتمان و یا سازمان دارد؟ مورد بعدی که در شناسایی وجود دارد ابعاد این مسئولیت های کلیدی در عملیات ها و فرآیندهای مختلفی است که می تواند تاثیر داشته باشد؟ آیا مسئولیت های کلیدی این شغل بر عملیات اصلی شرکت تاثیر دارد؟

 این شناخت ها در گام های نخست بسیار کمک می کند که بعد ها بتوانید در دورهای مختلف به عنوان فردی که مسئول پیاده سازی سیستم مدیریت عملکرد است ارتباط مناسبی بین عملکرد فرد و سایر ابعاد عملکرد همچون عملکرد فرآیندی، مالی و …. برقرار کنید. یادمان باشد 55 دقیقه برنامه ریزی و 5 دقیقه اجرا است. پس خوب بر روی شناسایی کار کنید و به شناخت عمیق دست یابید. برای مثال یک راننده در سیستم لجستیک یک شرکت تولیدی به لحاط مصرف سوخت، زمان تحویل محصول به مشتری، نگهداشت سیستم لجستیک (خودرو) و کاهش هزینه تعمیرات تاثیر دارد. همه این ها می توانند اهداف و شاخص هایی باشند که در هدف گذاری مدیریت عملکرد برای فرد در نظر گرفته شود و همانطور که می بیند اینگونه است که عملکرد فرد با خروجی های مالی ارتباط برقرار می کند.

 همچنین این نکته را بگوییم پیاده سازی مدیریت عملکرد کارکنان همواره یادگیری است و شما همواره با سوالاتی مواجه می شوید که نیاز دارید  در مورد آنها مطالعه و پرسشگری کنید تا به پاسخ برسید. بگذارید برایتان مثال بزنم : عملکرد رابطه ای! برخی از شغل ها در توالی هم قرار دارند و ورودی های یک شاغل بستگی به خروجی های شاغل دیگر در طول فرآیند دارد. برای مثال رابطه بین کارش تحقیق و توسعه، کارشناس QC و کارشناس فنی و مهندسی در برخی از شرکت های دارویی این چنین است.

حال به “اندازه گیری” می رسیم. مفهوم اندازه گیری، مفهوم سنتی مدیریت عملکرد یعنی ارزیابی عملکرد را تداعی می کند. در اینجا باید به این فکر کنیم که در مدیریت عملکرد چه چیزهایی را باید اندازه بگیریم؟ با چه ابزار و با چه معیاری نیاز داریم تا ارزیابی عملکرد را انجام بدهیم؟ ارزیابی عملکرد هر چند وقت یکبار است؟ ما عموما اهداف را اندازه می گیریم. اهدافی که مبنای آن مسئولیت های کلیدی شغل و وظایف و پروژه های بالادستی را در بر می گیرد که اصطلاحا در فریم ورک های استراتژیک به آنها ابتکارت هم می گویند. 

 مورد بعدی ابزار اندازه گیری است که تا حد زیادی به هدف انتخابی و زیرساخت های سیستمی وجود دارد که در یک سازمان ها وجود دارد. این نکته را می توانم بگویم که سازمان ها با سطح فناوری بالاتر عموما زیرساخت های مناسب تری به لحاظ اندازه گیری برخوردارند. در نهایت مسئله شاخص ها و چارچوب استراتژیک و نوع هدف گذاری است. شاخص های ما از چه نوعی هستند؟ آیا شاخص های نتیجه ای هستند یا عملکرد و یا ترکیبی از آنها را ما استفاده می کنیم؟ فریم ورک یا چارچوب استراتژیک چیست؟ آیا ما یک کسب و کار پلتفرمی هستیم که به OKR نیاز داریم یا پاسخگوی سازمان ما روش دیگری است؟ از چه روش یا روش های برای هدف گذاری استفاده می کنیم؟ در فصل 9 دوره مدیریت عملکرد این مبحث را با انواع مثل ها و روش ها به طور کامل توضیح داده ام. اگر نیاز دارید در مورد این روش ها بیشتر بدونی به دوره مدیریت عملکرد مراجعه کن.

توسعه! واژه ای است  با سبک رهبری در بسیاری از سازمان های ما غریبه است! اما بخش بزرگی از سیستم مدیریت عملکرد موفق خروجی هایی است که منجر به توسعه فردی و گروهی می شود. اینکه یک مدیر در سیستم مدیریت عملکرد تا چه حد سبب توسعه فرد می شود و اینکه شما به عنوان تیم توسعه و مالک فرآیند مدیریت عملکرد چگونه انگیزه های لازم را در رهبران سازمان ایجاد می کنید که به فکر توسعه کارکنان از طریق هدف گذاری های مناسب با رویکرد یادگیری باشند؟ وقتی صحبت از برنامه توسعه حرفه ای یا شغلی کارکنان می شود ، این همان بخش اصلی توسعه فردی است. این همان جایی است که به کارکنان یاد می دهیم که سطح مهارتشان را به سطح استاندارد برسانند یا مهارت های را مجددا یاد بگیرند. 

وقتی مدیران را کلاس بازخوردهی می فرستیم، این جلسات توسعه فردی و گفتگوی مدیر و کارمند است که مدیر تمرین و بهبود ارائه بازخورد می کند! همانطور که می بینید توسعه در مدیریت عملکرد چند جانبه است: از یک سو سبب توسعه عملکرد فردی کارمند می شود، از سوی دیگر ظرفیت های رهبری یک مدیر را افزایش می دهد و از طریق بهینه سازی عملکرد کارکنان سبب خروجی و پیامدهای بهتر برای یک سازمان می شود. این نکته را باز بکنم که مدیریت عملکرد بستری برای ورزیده شدن در مهارت های رهبری است. مدیران یاد می گیرند که در شرایط واقعی چگونه می توانند آموزه های رهبری را فرا بگیرند. وقتی بر سر یک هدف و انجام یک وظیفه بین کارکنان تعارض ایجاد می شود این مدیر است که وارد می شود و از طریق ابزارهای گفتگو و مربیگری که در مهارت های نرم مربوط به مدیرتی عملکرد آموزش دیده است مشکل را حل و توزیع مناسب هدف و برنامه را انجام می دهد.

قسمت پایانی این تعریف به هماهنگی ارتباط بین اهداف فردی و اهداف استراتژیک سازمان می پردازد. در اینجا چند نکته کلیدی وجود دارد: اینکه سازمان من چه شکلی و چه نوعی است؟ آیا شرکت (مجموعه ای از دو چند کسب و کار) است یا یک واحد کسب و کار (Business Unit) است؟ اگر شرکت است با دو نوع استراتژی روبرو هستید: استراتژی شرکتی (Corporate Strategy) و استراتژی کسب و کار (Business Strategy). 

حال ممکن است از خودتان بپرسید این استراتژی ها چه فرقی دارد؟ استراتژی شرکتی با مدیریت جریان نقدینگی (Cash Flow Management)، سبد سرمایه گذاری و ایجاد هم افزایی به منظور ایجاد ارزش مالی بیشتر از مجموع خروجی های کسب و کارهای زیر مجموعه شرکت را بر عهده دارد. اما استراتژی کسب و کار همان چیزی است که به طور مرسوم شما تحت عنوان BSC , OKR  و یا سایر فریم ورک های استراتژی پیاده سازی می شود. حالا این استراتژی ها باید در غالب ابتکارت؛ پروژه ها و وظایف، در سایر سطوح پایینی سازمان توزیع شود تا به سطح فرد برسد. در ضمن اینکه ما ریزش آبشاری اهداف از بالا به پایین را داریم باید تعادل بین اهداف بصورت افقی را هم برقرار کنیم. همانطور که بالاتر توضیح دادم وردی و خروجی های کارکنان ممکن است در یک فرآیند متوالی به هم وابسته باشد.

خوب، تعریف مدیریت عملکرد را با جزئیات و شفافیت یاد گرفتیم. می دانم که همین الان سوالات بسیاری در ذهن شما شکل گرفته است اما پیگیر مقالات آتی من باشید. بیشتر درباره این موارد توضیح می دهم و اما بگذارید کمی درباره کاربرد و عدم کاربرد مدیریت عملکرد صحبت کنیم.