چگونه سیستم مدیریت عملکرد کارکنان را ارزیابی کنیم؟

سیستم مدیریت عملکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف استراتژیک خود را محقق کرده و عملکرد کارکنان را بهبود دهند. با این حال، اجرای سیستم به تنهایی کافی نیست و برای اطمینان از اثربخشی آن، ارزیابی دقیق و مداوم ضروری است. ارزیابی سیستم مدیریت عملکرد شامل بررسی نحوه اجرا، نتایج حاصل و بازخورد کاربران است.

ارزیابی منظم سیستم مدیریت عملکرد نقش مهمی در تحقق اهداف استراتژیک، افزایش انگیزه و رضایت کارکنان و بهبود فرآیندهای سازمانی دارد. این فرآیند به مدیران کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف سیستم را شناسایی کنند، منابع سازمان بهینه تخصیص یابند و اصلاحات لازم برای ارتقای عملکرد کارکنان و تیم‌ها اعمال شود.

۱. آزمایش اولیه سیستم  (Pilot Test)

قبل از پیاده‌سازی کامل سیستم، توصیه می‌شود یک آزمایش اولیه انجام شود تا مشکلات احتمالی شناسایی و اصلاح شوند.

اهداف آزمایش اولیه:

• بررسی عملکرد سیستم از دید کاربران
• شناسایی مشکلات و موانع غیرمنتظره
• جمع‌آوری پیشنهادات برای بهبود
• افزایش پذیرش سیستم توسط کارکنان

مراحل آزمایش اولیه:

1. اجرای کامل سیستم شامل جلسات بین سرپرست و کارمند، جمع‌آوری داده‌های عملکرد، طراحی برنامه‌های توسعه و ارائه بازخورد.
2. ثبت مشکلات و موانع توسط همه شرکت‌کنندگان
3. اصلاح اشکالات قبل از اجرای نهایی

انتخاب گروه آزمایشی:

• گروه باید نماینده سازمان باشد و ویژگی‌های استثنایی نداشته باشد
• مدیران انعطاف‌پذیر و آماده امتحان روش‌های جدید در این گروه قرار گیرند

۲. نظارت و ارزیابی مداوم

پس از پایان دوره آزمایشی و اجرای سیستم در کل سازمان، نظارت و ارزیابی مداوم ضروری است.

سؤالات کلیدی برای ارزیابی:

• سیستم تا چه حد مؤثر است؟
• سیستم تا چه حد طبق برنامه اجرا می‌شود؟
• سیستم تا چه حد نتایج مورد انتظار را به دست می‌آورد؟

موارد قابل اندازه‌گیری:

1. واکنش‌ها و برداشت‌های کاربران: پرسشنامه‌های محرمانه برای کارکنان درباره نگرش‌ها و برداشت‌ها
2. نتایج عملکرد سیستم: بررسی نمرات عملکرد کارکنان در طول زمان
3. مصاحبه با ذی‌نفعان کلیدی: گفتگو با مدیران و کارکنانی که در توسعه و اجرای سیستم مشارکت داشته‌اند

۳. معیارهای ارزیابی اثربخشی

در اینجا شما را با تعدادی از معیارهای ارزیابی اثربخشی سیستم مدیریت عملکرد آشنا می کنم:

۱.  تعداد افراد ارزیابی‌شده

این معیار ساده‌ترین و ابتدایی‌ترین سنجش اثربخشی سیستم است. بررسی تعداد کارکنانی که در فرآیند ارزیابی شرکت کرده‌اند، نشان می‌دهد سیستم تا چه حد در سازمان نفوذ کرده است.

نکته عملی: اگر تعدادی از کارکنان ارزیابی نشده باشند، باید دلیل آن شناسایی شود (مثلاً کمبود زمان، مقاومت کارکنان یا نقص در سیستم).

2. کیفیت داده‌های عملکردی کیفی

در فرم‌های ارزیابی، بخش‌هایی وجود دارند که نیاز به توضیح و مثال‌های کیفی دارند. کیفیت این داده‌ها نشان می‌دهد که ارزیاب‌ها چقدر با دقت و واقع‌بینی عملکرد را بررسی کرده‌اند.

نکته عملی: بررسی طول و عمق توضیحات، مرتبط بودن مثال‌ها با وظایف واقعی و توانایی بازتاب عملکرد واقعی کارکنان.

3. کیفیت اقدامات پیگیری

سیستم مدیریت عملکرد تنها جمع‌آوری داده نیست؛ بلکه باید منجر به اقدامات توسعه‌ای شود. کیفیت اقدامات پیگیری نشان می‌دهد که آیا کارکنان در مسیر توسعه و بهبود قرار گرفته‌اند یا خیر.

نکته عملی: ارزیابی اینکه چه میزان از اقدامات به طور مشترک بین سرپرست و کارمند انجام شده و کارکنان از موفقیت‌ها و شکست‌های خود درس گرفته‌اند.

4. کیفیت جلسات بازخورد

جلسات بازخورد بخش مهمی از مدیریت عملکرد هستند و کیفیت آن‌ها تعیین می‌کند که آیا کارکنان بازخورد مفید دریافت کرده و می‌توانند آن را در عملکرد آینده به کار گیرند.

در دوره مدیریت عملکرد خودم از مدل 5F  بر اساس کتاب Performance Conversation، استفاده کردم. این مدل شامل:

• : Familiarity شناخت کافی از وظایف و توانمندی‌های کارکنان
• : Feedback ارائه بازخورد گذشته به صورت شفاف و سازنده
• : Feedforward ارائه راهکارها و پیشنهادهای عملی برای بهبود عملکرد آینده
• : Follow-up پیگیری اقدامات و اهداف تعیین شده
• : Frequency تکرار و استمرار بازخوردها به منظور یادگیری مستمر

اندازه گیری شاخص کیفیت گفتگوهای کارکنان یا سایر شاخص های مشابه می تواند تا حد زیادی به شما کمک کند.

5. رضایت کاربران سیستم

این معیار نگرش کلی کاربران سیستم، چه ارزیاب و چه ارزیابی‌شونده، را نشان می‌دهد. رضایت کاربران ارتباط مستقیمی با پذیرش سیستم و اجرای صحیح آن دارد.

نکته عملی: استفاده از پرسشنامه محرمانه شامل سوالاتی درباره انصاف، دقت، کاربردی بودن و میزان رضایت کلی از سیستم.

6. نسبت هزینه/فایده کلی سیستم

این معیار نشان می‌دهد اجرای سیستم در مقایسه با هزینه‌ای که صرف شده، چه ارزش افزوده‌ای ایجاد کرده است.

نکته عملی:  شاخص هایی مانند ROI نیروی انسانی و TCOW هزینه کل نیروی انسانی می تواند کمک کند تا متوجه بشوید تا چه حد پیاده سازی سیستم مدیریت عملکرد بر بهره وری نیروی نیروی انسانی تاثیر داشته است. این نشان می دهد تسلط مشاور پیاده سازی سیستم مدیریت عملکرد نه فقط بر روی OKR و سایر ابزارهای هدف گذاری باشد بلکه حسابداری نیروی انسانی از اهمیت ویژه ای برخوردار است و بدون در نظر گرفتن این شاخص ها انگار ما به هیچ وجه نمی توانید بگویید چرخه پیاده سازی و اجرای سیستم مدیریت عملکرد را به طور کامل طی کرده اید.

۷. عملکرد در سطح واحد و سازمان

اثربخشی نهایی سیستم را می‌توان با بررسی نتایج واحدها و کل سازمان سنجید. این شاخص‌ها شامل رضایت مشتریان، شاخص‌های مالی و بهبود فرآیندها هستند.

نکته عملی: تحلیل داده‌های سطح واحد (مثل عملکرد تیمی یا بخش) و سپس ارزیابی تأثیر آن بر عملکرد کل سازمان؛ این روش نشان می‌دهد که آیا تغییرات فردی و تیمی به نتایج کلی سازمان منتقل شده است یا خیر؟ موردی که اینجا می توانم بگویم در عملکرد فردی عموما ما بر کارآیی کارکنان تاکید داریم و اثربخشی عملکرد آنها در شاخص های تیم و دپارتمان معمولا مشخص می شود.

نتیجه‌گیری

ارزیابی سیستم مدیریت عملکرد یک فرآیند مستمر است که شامل آزمایش اولیه، نظارت مداوم و استفاده از معیارهای مختلف برای بررسی اثربخشی است. این ارزیابی‌ها نه تنها به بهبود عملکرد کارکنان کمک می‌کنند، بلکه باعث افزایش پذیرش سیستم و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی می‌شوند. بدون ارزیابی دقیق، اجرای سیستم مدیریت عملکرد ممکن است نتایج مطلوب را به همراه نداشته باشد.