چند نفر-ساعت آموزش برای سازمان شما مناسب است؟

پاسخ رایج این است:

هرچه بیشتر، بهتر.

این باور نه‌تنها در میان کارکنان، بلکه در میان بسیاری از متخصصان و مشاوران منابع انسانی نیز رایج است. اما آیا واقعاً افزایش مداوم نفر-ساعت آموزش به معنای بهبود عملکرد سازمان است؟

واقعیت این است که صرفاً صعودی بودن یک شاخص، نشانه مطلوب بودن آن نیست. اگر شاخص‌ها بدون توجه به سایر متغیرهای کسب‌وکار تحلیل شوند، در واقع در خلأ حرکت می‌کنند. آموزش نیز از این قاعده مستثنی نیست. آموزش تنها یکی از ده‌ها عامل مؤثر بر موفقیت یک سازمان است و نباید به یک هدف مستقل تبدیل شود.

آیا همه سازمان‌ها به یک میزان آموزش نیاز دارند؟

پاسخ قطعاً منفی است

میزان آموزش موردنیاز هر سازمان به عواملی مانند فناوری مورد استفاده، پیچیدگی فرآیندها، بلوغ سازمانی، سطح تخصص موردنیاز و حتی متوسط سن کارکنان بستگی دارد.

برای مثال، یک شرکت فعال در صنعت تلکام یا داروسازی به دلیل تغییرات سریع فناوری، الزامات تخصصی و الزامات قانونی، به آموزش بیشتری نسبت به یک کارخانه تولید سیمان نیاز دارد.

بنابراین قبل از تعیین هدف برای شاخص نفر-ساعت آموزش، باید ابتدا نیاز واقعی سازمان را شناخت.

هزینه پنهان آموزش

بسیاری از سازمان‌ها هنگام برنامه‌ریزی آموزشی تنها به هزینه برگزاری دوره‌ها توجه می‌کنند، در حالی که آموزش علاوه بر هزینه مستقیم، هزینه‌های پنهان دیگری نیز دارد.

فرض کنید سرانه آموزش در سازمان شما ۵۰ نفر-ساعت باشد و متوسط هزینه هر ساعت کار کارکنان ۲۰۰ هزار تومان باشد.

در این صورت:

۵۰ × ۲۰۰,۰۰۰ = ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان

یعنی به ازای هر نفر، ۱۰ میلیون تومان از زمان کاری سازمان به آموزش اختصاص یافته است.

اما این تنها بخشی از هزینه است.

موضوع مهم‌تر «هزینه فرصت» است.

فرض کنید برگزاری آموزش در ساعات کاری باعث شود تولید سازمان ۵۰۰ قطعه کمتر از حالت عادی باشد و حاشیه سود هر قطعه نیز یک میلیون تومان باشد.

در این صورت:

۵۰۰ × ۱,۰۰۰,۰۰۰ = ۵۰۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان

بنابراین هزینه فرصت ناشی از کاهش تولید معادل ۵۰۰ میلیون تومان خواهد بود.

به همین دلیل، ارزیابی آموزش صرفاً بر اساس تعداد ساعات برگزارشده، می‌تواند گمراه‌کننده باشد.

خالص ارزش آموزش؛ شاخصی مهم‌تر از نفر-ساعت آموزش

سؤال اصلی این نیست که چند نفر-ساعت آموزش برگزار شده است.

سؤال اصلی این است که آموزش چه ارزشی برای سازمان ایجاد کرده است؟

برای پاسخ به این سؤال می‌توان از مفهوم «خالص ارزش آموزش» استفاده کرد:

خالص ارزش آموزش = منافع حاصل از آموزش − هزینه مستقیم آموزش − هزینه فرصت آموزش

منافع حاصل از آموزش می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

– افزایش بهره‌وری

– کاهش ضایعات

– کاهش توقفات تولید

– بهبود کیفیت

– کاهش دوباره‌کاری

– کاهش حوادث

– افزایش ظرفیت تولید

– افزایش سودآوری

اگر خالص ارزش آموزش مثبت باشد، آموزش برای سازمان ارزش اقتصادی ایجاد کرده است. در غیر این صورت، لازم است در نوع آموزش، مخاطبان آموزش یا نحوه اجرای آن بازنگری شود.

همه نفر-ساعت‌های آموزشی ارزش یکسان ندارند

نکته مهم دیگر، نحوه توزیع آموزش در سازمان است.

نحوه توزیع آموزش در سازمان

به طور کلی می‌توان کارکنان را در سه گروه دسته‌بندی کرد:

کارکنان مستقیم: افرادی که مستقیماً در تولید محصول یا ارائه خدمت نقش دارند؛ مانند اپراتورها و کارگران خط تولید.

کارکنان غیرمستقیم: افرادی که از فرآیند تولید یا ارائه خدمت پشتیبانی می‌کنند؛ مانند کارشناسان فنی و مهندسی.

کارکنان اداری: افرادی که در واحدهای ستادی فعالیت می‌کنند؛ مانند کارشناسان مالی، خزانه‌داری یا فناوری اطلاعات.

در بسیاری از سازمان‌های تولیدی، درآمد و سودآوری سازمان به عملکرد کارکنان مستقیم وابستگی بیشتری دارد. بنابراین منطقی است که هنگام تخصیص بودجه آموزشی، توجه ویژه‌ای به گروه‌هایی شود که بیشترین تأثیر را بر تولید، بهره‌وری، کیفیت و سودآوری دارند.

به بیان دیگر، همه نفر-ساعت‌های آموزشی ارزش اقتصادی یکسانی ایجاد نمی‌کنند.

ممکن است ۲۰ ساعت آموزش برای یک اپراتور خط تولید، ارزشی به‌مراتب بیشتر از ۲۰ ساعت آموزش برای یک موقعیت شغلی ستادی ایجاد کند.

بنابراین تمرکز صرف بر تعداد ساعات آموزش، بدون توجه به محل مصرف آن، می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری‌های نادرست شود.

جمع‌بندی

بسیاری از سازمان‌ها به تعداد نفر-ساعت آموزش افتخار می‌کنند.

اما نفر-ساعت آموزش تنها یک شاخص ورودی است و نه یک شاخص نتیجه.

نفر-ساعت آموزش، آن چیزی است که سازمان مصرف می‌کند.

خالص ارزش آموزش، آن چیزی است که سازمان به دست می‌آورد.

بنابراین هنر مدیریت آموزش، حداکثر کردن نفر-ساعت آموزش نیست؛ بلکه حداکثر کردن خالص ارزش آموزش است.

هدف سازمان نباید افزایش بی‌رویه ساعات آموزش باشد؛ هدف باید ایجاد بیشترین ارزش اقتصادی از محل آموزش باشد.

زیرا آموزش زمانی ارزشمند است که ارزش اقتصادی ایجادشده توسط آن، از مجموع هزینه‌های مستقیم و هزینه فرصت آن بیشتر باشد.

به همین دلیل، پیشنهاد می‌شود سازمان‌ها به جای تعیین اهداف کلی برای نفر-ساعت آموزش، با کمک متخصصان و مشاوران، سطح بهینه آموزش، گروه‌های هدف و شاخص‌های اثربخشی آموزش را متناسب با شرایط واقعی کسب‌وکار خود طراحی و اندازه‌گیری کنند.